Yahoo! JAPAN

「なぜ住民税が急に増えたのはなぜ？」「副業している社員の住民税の手続きは？」企業担当者として、従業員からの質問に頭を悩ませたことはありませんか？毎年6月から住民税の天引き（特別徴収の場合）が始まりますが、その仕組みや手続きを正確に把握しておかなければなりません。

この記事では、住民税の特別徴収に関するポイントや実務上の注意点、さらには従業員からのよくある質問への回答方法まで幅広い内容をお伝えします。最後まで読めば、住民税に対する企業の対応が明確になるだけでなく、従業員との円滑なコミュニケーションを通じて信頼も勝ち取れるでしょう。

企業担当者が知っておくべき住民税の義務を整理

住民税の特別徴収は、企業に課せられた大切な義務であり、仕組みと手続きを正確に理解しておかなければなりません。給与計算や労務管理を担当する方にとって、重要度が高く、ミスが許されない業務です。

まず基本となる「特別徴収」を確認するとともに、従業員自身が納付する「普通徴収」と何が違うのかを明確にします。さらに、給与所得者に対しての特別徴収が原則として義務付けられている理由も把握しておきましょう。
　

6月から天引きが始まる「特別徴収」とは？

住民税の納付方法は「特別徴収」と「普通徴収」の2通りあります。企業が、従業員に支払う給与から前年の所得に基づいた住民税額を天引きし、従業員が住む市区町村へ直接納付する方法が「特別徴収」です。

毎年5月ごろに市区町村から送付される「特別徴収税額の決定通知書」に基づき納付します。

なお、その年の6月から翌年5月までの12ヶ月間にわたって、各従業員の給与から指定された月々の税額を正確に徴収し、翌月10日までに支払わなければなりません。この手続きを怠ると延滞金などが発生するため、企業は正確な処理と期日管理を徹底しておきましょう。
　

普通徴収との違いと、原則特別徴収の背景

普通徴収は、納税者本人が市区町村から送られる納税通知書を用いて、自身で納付する方法です。個人事業主や年金受給者などが対象ですが、本人が管理することで滞納リスクが高まる点に注意しなければなりません。

なお、所得税の源泉徴収が義務付けられている事業者は、同様に個人住民税の特別徴収も義務付けられており、これらは地方税法の規定に定められています。企業が従業員の申し出だけで普通徴収へ変更すると法令違反となる点に注意しておきましょう。

【Q&A】従業員からのよくある質問とその回答、実例ポイントについて

住民税に関する従業員からの質問は多く、内容は多岐にわたります。従業員の生活にも直結する税金の内容でもあるため、企業担当者としては的確に回答できる体制を整えておくことが求められるでしょう。

そこで、従業員からよくある質問例と、回答内容をいくつか説明します。
　

従業員から「税額が上がった」と質問された時の説明方法

従業員から、住民税の額が上がったかどうか質問を受けた場合は「前年の所得増加」「所得控除額の減少」のどちらかのケースに該当すると回答しましょう。「前年の所得増加」に該当する場合、昇給や賞与、副業収入によって前年の1月1日から12月31日までの所得が増えることで増加します。

一方「所得控除額の減少」では、配偶者控除や扶養控除などの減少によって、課税対象となる所得が増えることが要因です。なお、回答する際は「住民税決定通知書」だけでなく、前年の源泉徴収票なども確認し、所得の増加や控除の減少をチェックするよう促しましょう。
　

副業分の所得も住民税に影響する？

副業による所得は、原則として住民税の課税対象です。従業員が副業によって所得を得ると、本業の給与所得の合計額に対して住民税が掛かります。

仮に、副業所得が年間20万円を超える場合、所得税の確定申告が必要となるだけでなく、住民税額にも反映される点に注意が必要です。

一方、年間20万円以下の場合、所得税の確定申告は不要となりますが、住民税の申告は別途必要になります。ただし、自治体によっては、所得税を確定申告すれば住民税の申告が不要なケースもあるため、確認しておきましょう。

住民税の申告を怠ると、本来納めるべき税額が徴収されないため、後々になって延滞金を含めて請求される可能性があります。
　

社員が退職・転職した場合の住民税の手続きと注意点は？

退職や転職の場合、住民税の手続きは時期や状況によって異なる点を説明しましょう。転職先が既に決まっている場合、前職の会社が「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を転職先に渡すことで特別徴収の継続が可能です。

仮に、転職先が決まっていない場合、もしくは決まっていても特別徴収を希望しない場合は、普通徴収に切り替わります。ただし、未納分の住民税は「納税通知書」を基に自身で納付しなければならず、退職時期によっては納付方法が異なるため注意が必要です。

1月1日〜5月31日に退職した場合、当年度分の残額は最後に支払われる給与から一括徴収されます。残額が給与を上回る時は「普通徴収」に切り替わり、市区町村から送られる納税通知書に従って納付しなければなりません。

6月1日〜12月31日に退職した場合、退職月分の住民税は従来どおり給与から天引きされ、残額は「普通徴収」として納付します。以降は市区町村からの納税通知書に基づき、自身での納付が必要です。

総務・経理が押さえておくべき実務のポイント

住民税に関する実務は、総務・経理担当者にとって重要な業務です。毎年送られてくる住民税決定通知書の正確な確認に加え、適切な管理、さらには従業員の異動に伴う手続きなども間違うことなくやり遂げなければなりません。

ここでは、担当者が日常業務で押さえておくべき具体的なポイントを解説します。
　

住民税決定通知書の確認・保存・管理方法

「住民税決定通知書」は、毎年5月から6月にかけて各市区町村から企業宛に送付されます。通知書には、従業員ごとの住民税額が記載されているため、記載内容に基づいて6月から翌年5月までの給与計算時に、住民税を天引きします。

通知書で確認すべき点は以下の通りです。
・同封されている「納税義務者用」の通知書を各従業員へ配布
・通知書に記載された月割額を、毎月の給与計算システムなどに反映
・徴収した住民税を、原則として翌月10日までに市区町村へ納付

従業員が退職した場合など、納付額が通知書の金額と異なるケースでは、納付書の金額を訂正して納付しなければなりません。

通知書は、税額の根拠となる重要な書類であり、一定期間（通常は5年間）の保存が義務付けられています。紛失や誤廃棄がないよう、適切な管理体制を整えることが重要です。
　

意識しておきたい二重控除の防止

住民税の二重払いは、基本的には適切に手続きが行われている限り発生しません。住民税は、その年の1月1日時点で居住する市区町村に納めるため、引っ越しても新旧両方から請求されることがないからです。

ただし、退職に伴う手続きに不備があったり、会社側の処理ミスがあったりすると、ごくまれに二重徴収や過払いが発生するケースも考えられます。万が一、二重払いの可能性がある場合は、給与明細や市区町村から送付される納税通知書を確認し、必要に応じて市区町村へ問い合わせることが重要です。

企業担当者は、従業員の住所変更や退職時の手続きを正確に行い、二重払いのリスクを未然に防げるように注意しておきましょう。
　

自治体への支払い期日・納付漏れのリスク

特別徴収した住民税は、原則として徴収した月の翌月10日までに、各従業員の住所地の市区町村へ納付します。

納付の流れとして、まず1月末までに前年分の給与支払報告書を各市区町村への提出が必要です。企業は、通知書に従って6月から翌年5月まで毎月の給与から住民税を天引きし、翌月10日までに金融機関や市区町村の窓口等で納付しなければなりません。

納付期限までに行わなかった場合、市区町村から督促状が送付され、延滞金が発生するため注意しておきましょう。延滞金は納付期限の翌日から発生し、これは納付義務のある企業に対して請求されます。

納付漏れは企業の信用問題にも関わるため、厳格な期日管理が不可欠です。

従業員の疑問や不安を解消するために企業ができること

住民税は従業員の生活にも直接影響のある内容であり、仕組みや計算方法、節税に対する関心が高い項目です。企業が、情報提供を積極的に行うことで、従業員の不安や疑問の解消に繋がるだけでなく、従業員満足度も得られる可能性も高まります。

特に、節税効果の高いiDeCoやふるさと納税など、従業員の資産形成や福利厚生にも繋がる正しい情報を発信していきましょう。
　

住民税の仕組みや押さえるためのポイント

住民税の仕組みを理解する上で押さえておくポイントは、住民税が「均等割」と「所得割」の2つの要素で成り立っている点です。

均等割は、所得に関わらず一定額（通常5,000円）が課される部分で、所得割は、前年の所得金額に対して一律10％が課されます。

さらに、住民税額は、前年の所得に基づいて市区町村が計算した上で「賦課課税方式」によって毎年5月から6月ごろに通知されることも理解しておかなければなりません。

なお、税額がいきなり増えて困らないようにするためには、所得が確定した段階でおおよその住民税額を把握しておきましょう。
　

節税制度（iDeCo、ふるさと納税など）の正しい伝え方

住民税の負担を軽減する方法は、代表的なものとして、iDeCoやふるさと納税などが挙げられるでしょう。iDeCoは、掛金が全額所得控除の対象となるため、所得税だけでなく住民税の節税に繋がります。

なお、iDeCoは途中解約ができない代わりに、年金として資産形成をする点も魅力的であるため、それぞれのメリットやデメリットも正しく伝えましょう。

一方、ふるさと納税は、自己負担額2,000円を除いた寄付額が、所得税からの還付と住民税からの控除という形で実質的に戻ってくる制度です。さらに、節税効果に加え、返礼品を受け取れるメリットも魅力の1つといえます。

紹介したiDeCoやふるさと納税は、従業員の任意による加入や利用ですが、従業員の資産形成やライフプランニングに役立つ重要な情報として伝えることが大切です。

まとめ

企業にとって、住民税の特別徴収はミスの許されない重要な項目です。また、従業員からも質問が多い項目であるため、特別徴収以外にも普通徴収との違いについても説明できるようにしておきましょう。

企業担当者としては、税額が変動した際の理由や、退職・転職時の手続きなども押さえておくべきポイントです。

さらに、従業員の満足度向上のためにも、節税への取り組みとしてiDeCoやふるさと納税などの情報提供を行う取り組みも検討しておかなければなりません。これらの知識を活かし、業務と従業員への説明の双方について対応することで、担当者としての信頼を高めていきましょう。