返すのが面倒なメール…どう返信するのが良い？【眠れなくなるほど面白い 図解 語彙力の話】
【ACTION 報告】返すのが面倒なメールが来たときの正しい返信術「整理した上であらためてご連絡します」
まずは状況報告だけでも返信する
仕事をしていく上で、「早く連絡をする」というのは重要です。口頭でも電話でも、こまめに早く連絡を入れる人は周囲から信頼されます。
その中でもついつい後回しにしてしまいがちなのが、メールの返信。「あとでまとめて処理しよう」「タイミングを見て回答しよう」などと考えていると、ついつい返事も遅れてしまいがちです。これは相手の信頼を損ねかねないやり方です。というのも、メールを返さないというのは、連絡を無視したのと同じように思われるからです。
「そうは言っても、結論が出ないのに報告できない」という方もいるでしょう。そんな場合は、「整理した上であらためてご連絡します」「上長に確認します」という、現状報告だけでも構いません。これを一旦返信しておくことで、相手はきちんと連絡が届いていることに安心し、追加でいろいろ連絡できるという余裕を持つことができます。なお、このとき「鋭意努力中です」というような、曖昧な回答は相手を不安にさせるので避けるべきです。
また、お断りの連絡や作業がうまく進んでいない場合の報告など、あまり返したくないメールなときほど、早く返すようにしましょう。
返事を遅くすると、メールを返すまでの間に、より状況が悪くなる可能性もあります。また、断りの返信であれば、遅れた分だけ相手のダメージも大きくなり、今後の取引に悪影響を及ぼすことも考えられます。とにかく「返信の難しいメールだな」と感じたら、早く返すことを心がけましょう。
メールは上手に使いこなす
「メールは素早く、まめに返す」のが基本
即答が難しい場合も
整理した上であらためてご連絡します◯日までに回答します上長に確認します
といった現状報告をする
→ただし、「鋭意努力中です」という曖昧なものはＮＧ
こまめにメールをやり取りする効果
きちんと届いたことによる安心感追加でいろいろ連絡できるという余裕コミュニケーションをとっている充足感
→メールを返さないのは、無視したのと同じ
返したくないメールが来たときほど素早く返す
納期の遅れはどうなってますか？トラブル報告してください値引きの交渉をお願いします
など
→通常のメール以上に早くレスポンスすることを心がける
返事を遅くすると、状況が悪くなる可能性が高い相手にとっても、断りの連絡などが遅いと、ダメージが大きくなる
【出典】『眠れなくなるほど面白い 図解 語彙力の話』著：五百田達成