「要するに何がいいたいの？」を卒業。会議で意見をうまく伝えられない人に試してほしい3つの手法
会議に出ると、要点を簡潔に話す人もいれば、話が冗長で「要するに何がいいたいの？」と聞き返したくなる人もいます。同じことを伝えるにも、話し方を工夫すれば、より聞き手に理解してもらえたり納得してもらえたりします。そこで今回は、会議で伝え上手になる3つの方法を紹介します。
その1：結論から話す
会議には制限時間があります。業務時間を割いて職場のメンバーが集まるのですから、話をコンパクトにまとめましょう。
大事なのは、結論を先にして話すことです。聞き手が知りたいのは結論です。ぜひ職場の会議で「結論ファースト」を合言葉にしましょう。わかりやすく手短に要点を伝えることができるので、時間を無駄にしません。
その2：PREP（プレップ）法を使う
みなさんは、「PREP法」をご存じでしょうか。PREP法とは、最初に結論を伝え、理由や根拠を述べてから、最後に結論で締めくくるやり方です。PREPとは、次の4つの頭文字を組み合わせた言葉で「プレップ」と呼びます。
最初にPoint＝結論を伝えます。結論の次にReason＝理由を述べます。3つ目のEには2つあって、Evidence＝証拠、Example＝実例のうち、どちらかを入れます。最後にもう一度Point＝結論を念押しします。
では、会議で新商品のキャンペーンを決めるとします。選択肢はA案（サンプル配布）かB案（値引き）のどちらかです。意見を聞かれたとき、PREP法で話すと次のようになります。
図表1：PREP法の例
PPoint結論新商品のキャンペーンは、A案（サンプル配布）が良いと考えます。RReason理由理由は、モニターアンケートでB案（値引き）より支持を得たためです。EEvidence
または
Example証拠
または
実例詳しくは資料をご覧ください。PPoint結論以上のことから、私はA案（サンプル配布）に賛成です。
このように、まずは結論をズバリと伝えましょう。ただし、結論だけで終わらせると中途半端です。聞き手は、「なぜＡ案を推すの？」という疑問を抱くためです。そこで理由を伝えます。理由は、「モニターアンケートでB案（値引き）より支持を得たためです」となります。
理由は話し手の感想や憶測ではなく、事実を基に論拠を示すことが大切です。証拠や実例を出すと説得力が増しますので、「詳しくは資料をご覧ください」などといって、書類やデータ、映像、メールを見せると視覚に訴えることができます。このとき、できるだけ数値化するよう心掛けましょう。
そして最後にもう一度結論を伝えて念押しし、相手に印象付けます。最初の結論「新商品のキャンペーンはA案（サンプル配布）が良いと考えます」をそのまま繰り返してもいいですし、「以上のことから、私はA案（サンプル配布）に賛成です」と話をまとめたり、「A案（サンプル配布）に異論はありませんか？」と問い掛けてもいいでしょう。
このようにPREP法を使って伝えると、情報を整理してからアウトプットすることができます。ただ、いきなりPREP法ができるようになるかというと、難しく感じる人もいます。慣れるまでは、ノートにPREPの順に話したいことをメモしておくことをおすすめします。メモを見ながら落ち着いて結論から話してください。何度か挑戦するうちにPREP法で伝えることができるようになるでしょう。
その3：ナンバリングを使う
続いて紹介する話し方は、ナンバリングです。ナンバリングとは、話の内容に番号付けをすることです。複数のことを同時に伝えるときは、ナンバリングが向いています。
たとえば、会議であなたが今抱えている仕事について報告するとします。
図表2：ナンバリングの例
全体現在進行中の案件は3つあります。部分1つ目はA社の案件、2つ目はB社の案件、3つ目はC社の案件です。
話の展開は、「全体から部分へ」が原則です。いきなり細かい話をしても、聞き手は何のことやらわかりません。「現在進行中の案件は3つあります」と全体の数をいってから、「1つ目は……、2つ目は……、3つ目は……、」と部分や細部に移りましょう。
ところで、私が講師として研修をするとき、「自己紹介を一人1分間でお願いします」とか、「一人3分間で意見を発表してください」と参加者のみなさんにお願いすることがあります。そのとき、時間内に話してくれる人と話してくれない人がいます。
まず、時間内に話し終わる人は、結論を先にし、余った時間で補足をします。大事なことから伝えようとするので、時間を守ることができます。
その一方で制限時間をオーバーする人は、思いつくままにあれこれ話してしまうため、重要なことが最後になってしまいます。「それで～」「あとは～」「それから」といった言葉を頻発するのも特徴です。このままでは時間がかかってしまいます。会議では物語風に話したり、同じ話を何度も繰り返したりしないよう気を付けましょう。
今回は「結論から話す」「PREP法」「ナンバリング」の3つを紹介しました。さっそく会議で試し、効果を実感してください。
