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挨拶メールは入社や異動の際だけでなく、年末年始や季節の変わり目など、ビジネスの多くの場面で送る機会があります。しかし、「こんなときはどのような言い回しをすれば良いのか」「社内・社外でのマナーが分からない…」という人もいるのではないでしょうか。

この記事では、挨拶メールの基本のマナーから、着任挨拶、配属挨拶、年末年始の挨拶などの例文、ビジネスメールを作成するポイントまで詳しく解説します。ぜひメールを作成する際の参考にしてください。

挨拶メールの基本のマナー

はじめに、新しい配属先や取引先など、初めての相手へ送る挨拶メールの基本のマナーを紹介します。
挨拶メールを含むビジネスメールには決まった構成があり、そのとおりに作成することで、相手へ用件が伝わりやすくなります。ビジネスメールに必要な項目は 「件名」「宛名」「挨拶・名前」「用件」「締めの挨拶」「署名」 が挙げられます。まずはそれぞれの書き方のポイント・マナーを見ていきましょう。

1. 件名

送信先の相手が一目でメールの内容を理解できるよう、件名には簡潔な用件を入れましょう。また、 「会社名」「名前」 を入れて自分の身元を伝えます。
件名の文字数は20文字以内を目安にしましょう。

例
お取引開始のご挨拶【株式会社□□・○○○○（フルネーム）】
【ご挨拶】株式会社□□の○○○○（フルネーム）です
入社のご挨拶【○○○○（フルネーム）】

2. 宛名

本文の冒頭に入れる宛名の基本は 「会社名」「部署名」「名前」 です。挨拶メールの場合、相手の名前は略さずフルネームで記載しましょう。相手の名前が分からない場合は「ご担当者様」と記載します。

例

株式会社■■
▲▲部
●●様

3. 挨拶と名前

宛名のあとは、相手に合わせた適切な挨拶を入れ、そのあとに自分の 「社名」「部署」「名前」 を記載します。

社内向けの挨拶メールの場合、「お疲れさまです」「はじめまして」などの挨拶が一般的です。社外向けの「お世話になっております」という挨拶では丁寧すぎる印象を与える場合もあります。企業によって雰囲気が異なるため、社内メールで使われる文言を一度確認してみるのもいいかもしれません。

社外向けの挨拶メールの場合、今後お世話になる人や前任者がいる場合には「お世話になります」「前任の○○に代わって担当いたします」など、初めての取引先には「突然のメールで失礼いたします」「初めてメールをお送りします」「初めてご連絡いたします」などの挨拶を入れます。

4. 用件

挨拶と名前のあとは用件を記載します。
メールの構成を作成する際には5W2Hを意識するのがおすすめです。

5W2Hとは？

「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How Much（いくらで）」の頭文字をとったフレームワーク。

5W2Hを活用すれば、情報の伝達漏れや内容がずれるのを防ぐことができます。

挨拶メールに限らず、ビジネスメールはだらだらと文章を並べず、簡潔にまとめるのがマナーです。必要な情報を入れながら端的にまとめ、改行や段落分けで読みやすくすると内容がより相手に伝わりやすくなります。

5. 締めの挨拶

ビジネスメールの終わりに入れる締めの挨拶は、冒頭の挨拶とのトーンの一貫性や文章全体のバランスに気を付けながら、送る相手に合わせて使い分けましょう。
ここでは、挨拶メールはもちろん、通常のビジネスメールにも使える締めの挨拶を紹介します。

例

よろしくお願いいたします 何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます 今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします 引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます

顧客や取引先などの社外に送る場合は、より丁寧な表現・柔らかい表現を意識すると、相手へ謙虚な印象を与えられます。

6. 署名

メールの最後には署名を記載します。
連絡先を入れることで、自分の身元を改めて伝えられるだけでなく、名刺代わりの情報となるため相手が電話連絡や郵便物を送る際にも役に立ちます。
なお、メールを送信する前に自動で署名が入るよう設定しておくと、忘れずに入れることができるので便利です。

署名の項目

会社名 部署名 名前 電話番号 メールアドレス 会社のホームページのURL

例
────────────────────────
株式会社□□
△△部
○○○○[フルネーム]
〒000-0000 ○○○○
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：○○＠○○.com
URL：https://○○.com/
────────────────────────

シーン別の挨拶メールの例文

ビジネスでは、初めての人に挨拶メールを送ることが多々あります。ここからは、よくあるシーンごとに社内向け・社外向けの挨拶メールや季節の挨拶メールの例文を紹介します。

社内向け・社外向けの着任挨拶（担当変更）

着任挨拶の挨拶メールの場合、本文には前任者の名前や自分の名前、連絡先を入れましょう。また、安心感を抱かせるような挨拶を加えると、送信先の相手により良い印象を与えられます。以下で、社内向け・社外向けそれぞれのポイントと例文を紹介します。

着任の挨拶（社内）

ポイント
社内向けの着任挨拶メールは、情報が伝わっていない場合トラブルになりかねないため、必ず正式な辞令が発表されてから送信しましょう。

例

件名：新しい取引先担当のご挨拶

関係者各位

お疲れさまです。△△部の○○○○[フルネーム]です。

この度、株式会社■■[取引先会社名]の担当を務めることとなりましたので、ご報告申し上げます。
前任者の○○[前任者の名前]に代わり、今後は私が窓口となります。
至らない点もあるかと思いますが、精一杯努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

引き継ぎに際し、業務に関する不明点やご要望などがございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。

また、今後の連絡先については以下のとおりです。

【連絡先】
氏名：○○○○
部署：△△部
メールアドレス：○○＠○○.com
内線番号：XXXX

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

着任のご挨拶（社外・取引先）

ポイント
社外向けの着任挨拶メールには、直接挨拶へ伺う場合その旨を伝えたり、担当が切り替わるタイミングを伝えたりすると今後のやり取りがスムーズに行えます。

例

件名：担当者変更のご挨拶【株式会社□□・○○○○[フルネーム]】

株式会社■■
▲▲部
●●様

平素より大変お世話になっております。株式会社□□の○○○○[フルネーム]です。

この度、○○[前任者の名前]に代わり、○月○日より私が貴社の担当を務めさせていただくこととなりました。
本来であれば直接お伺いしてご挨拶させていただくべきところですが、
取り急ぎ、メールでのご挨拶となり大変恐縮です。

担当変更に伴いまして、今後の連絡先を以下のとおりお知らせいたします。
ご質問やご要望がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

【連絡先】
氏名：○○○○
部署：△△部
メールアドレス：○○＠○○.com
電話番号：03-XXXX-XXXX

これから貴社のお力になれるよう精いっぱい努めてまいります。

後日、改めてご挨拶に伺わせていただきたく存じます。
追って日程のご案内をさしあげますので、その際はよろしくお願いいたします。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

[署名]

社内向けの配属挨拶（新卒・異動）

新入社員の配属や異動による挨拶メールの場合、配属される日付や経歴などの簡単な自己紹介に加え、仕事への意気込みなどを入れて、業務への前向きな気持ちを送信先の相手に伝えてください。

新卒の配属挨拶

ポイント
新入社員が挨拶メールを送る場合、 入社初日に送るのが基本 です。メールを作成したら、送信先や内容を先輩に確認してもらい、送信漏れや不備がない状態で送りましょう。また、挨拶メールを廃止している企業もあるため、そもそも送信すべきかどうかを事前に確認しましょう。

例

件名：配属のご挨拶

関係者各位

はじめまして。
○月○日付で△△部に配属されました、新入社員の○○○○[フルネーム]と申します。

初めてのことばかりで至らない点も多々あるかと思いますが、
一日も早く業務に慣れ、皆様のお力になれるよう努力してまいります。

以下に簡単ではございますが、自己紹介をさせていただきます。

【自己紹介】
氏名：○○○○[フルネーム]
出身大学：○○大学[出身大学名]
専攻：○○[専攻分野]
趣味：○○[趣味や特技]

持ち前の根気強さを仕事に生かしながら、精一杯仕事に取り組んでいく所存です。
最初のうちはご迷惑をおかけすることも多いと思いますが、1日でも早く皆様のお役に立てるよう頑張ります。

ご指導ご鞭撻のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

△△部 ○○○○[フルネーム]

異動の配属挨拶

ポイント
異動により配属先が変更になった場合、社内への公表のタイミングを上司に確認したうえで、1週間から数日前までに伝えます。

例

件名：配属のご挨拶

関係者各位

お疲れです。△△部の○○○○[フルネーム]です。

この度、[前部署名]から[新部署名]へ異動となり、○月○日より[新部署名]で業務を開始することとなりました。
新たな環境での業務にあたり、まだ不慣れな点も多いかとは思いますが、一日も早く戦力となれるよう努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

簡単ではございますが、以下に自己紹介をさせていただきます。

【自己紹介】 氏名：○○○○[フルネーム]
前部署：○○[前部署名]
担当業務：○○[前部署の担当業務の簡単な説明]
新部署：○○[新部署名]
担当業務：○○[新しい担当業務の簡単な説明]

○○[新部署名]の皆様と協力し、会社全体の発展に貢献できるよう尽力してまいりますので、今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

[署名]

社外向けの長期休暇前の挨拶

年末年始や夏季休暇、ゴールデンウイークなどの長期休暇に入る際は、事前に顧客や取引先へ挨拶メールを送る必要があります。メールの文面には休暇の期間に加え、休暇中の代わりを務める担当者、緊急連絡先など、休暇中の対応方法などを入れるのも忘れないようにしてください。 メールを送るタイミングは、休業期間に入る1週間前を目安 にしましょう。

年末の挨拶

ポイント
年末の挨拶メールは休業期間のお知らせだけでなく1年の感謝や今後も良好な関係を続けたいという気持ちを伝える目的があります。印象的な出来事があった場合は、1年の振り返りとして簡単に触れるのもおすすめです。

例

件名：年末のご挨拶

株式会社■■
▲▲部
●●様

平素より大変お世話になっております。
株式会社□□の○○です。

本年も残すところわずかとなりました。
貴社におかれましては、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。

本年も格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございました。
貴社のご支援とご協力により、弊社も無事に年末を迎えることができましたことを心より感謝しております。

来年も、より一層のサービス向上を目指し、努力してまいりますので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたします。

年末年始の休業期間は以下のとおりとなりますので、ご了承いただけますと幸いです。

【年末年始休業期間】
○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○）

休業期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

メールにて恐縮ではありますが、年末のご挨拶とさせていただきます。
どうぞ良いお年をお迎えください。

[署名]

夏季休暇の挨拶

例

件名:夏季休暇のお知らせとご挨拶

株式会社■■
▲▲部
●●様

平素より大変お世話になっております。株式会社□□の○○○○[フルネーム]です。

厳しい暑さが続いておりますが、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。

弊社では下記の期間、夏季休暇をいただくこととなりましたのでお知らせいたします。
期間中は何かとご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

【夏季休暇期間】
○○年○月○日（○）～○○年○月○日（○）

なお、休暇期間中にいただきましたお問い合わせ等につきましては、休暇明けに順次対応させていただきます。

今後とも、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
暑さ厳しき折、お体には十分ご留意くださいませ。

どうぞ良い夏をお過ごしください。

[署名]

社外向けの時候の挨拶

季節の変わり目に取引先へメールを送る際には、季節にちなんだ言葉を添える時候の挨拶を本文に取り入れましょう。季節に合った相手への気遣いの言葉を加えれば、送信先の相手により丁寧な印象を与えることができます。
ここでは、書き出しや締めに使える時候の挨拶について紹介します。

書き出しの挨拶例

まだまだ厳しい寒さが続くこの頃、いかがお過ごしでしょうか。 厳しい暑さが続いておりますが、お変わりありませんでしょうか。

締めの挨拶例

季節の変わり目ですので､くれぐれもご自愛ください｡ 寒暖差の激しい時期になりますが、皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。 新年の挨拶

ポイント
仕事始めに送る新年の挨拶メールでは、新年のお祝いと旧年へのお礼、変わらぬお付き合いのお願い、今後の抱負などを伝えます。新年の挨拶メールは、営業開始日から松の内と呼ばれる1月7日までに送るのがマナーです。

例

件名：新年のご挨拶

株式会社■■
▲▲部
●●様

新年明けましておめでとうございます。
株式会社□□の○○です。

旧年中は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございました。
本年も、貴社にご満足いただけるサービスを提供できるよう、社員一同精進してまいりますので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

本年も、貴社のご発展とご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
また、新年のご多幸とご健康をお祈りいたします。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

[署名]

ビジネスメールを作成する際のポイント

初めての相手へメールを送る際には、いつも以上の配慮が必要です。ここでは、挨拶メールだけでなく、すべてのビジネスメールを作成する際に注意しておきたいポイントを紹介します。

ポイント1. 正しい敬語・言葉遣いをできているか
まずは誤った敬語を使っていないか、尊敬語と謙遜語の使い分けができているか、二重敬語を使っていないかなど、正しい言葉使いができているかを確認します。話し言葉の使用もビジネスメールでは不適切です。
言葉がストレートに伝わりやすいメールでは、印象を和らげる「クッション言葉」も多くの場面で使用されます。

例

恐れ入りますが お手数ではございますが お忙しいところ恐縮ですが

これらを文章に加え、相手への気配りを感じさせるメールを心掛けましょう。

ポイント2. 機種依存文字を使用しない
相手のPCの機種や環境によってうまく表示されない場合がある「機種依存文字」は、メールでは使用しないようにしましょう。

例

半角カタカナ 半角句読点・鉤括弧等 丸囲みの数字、ローマ数字、単位等 拡張文字

ポイント3. 送信先の確認
メールの誤送信によって個人情報、機密情報の漏洩リスクがあるため、送信先のメールアドレスに誤りがないかしっかりと確認しましょう。また、宛先だけではなくCCやBCCも確認するようにしてください。

CC・BCCについては以下の記事で詳しく解説しています。
メールの「CC」とは？意味やBCCとの違い、書き方を解説

最後に、送信先の社名や担当者の名前に誤りはないか、誤字脱字がないか、読みやすいか、用件がまとまっているかなど、全体を確認してからメールを送信しましょう。

まとめ

この記事では、挨拶メールに役立つ基本のマナーや例文、ビジネスメールを作成するポイントについて紹介しました。
挨拶メールを作成する際は、ただ用件を伝えたり、自分のことを理解してもらったりするだけではなく、相手への配慮や気遣いが伝わるような言い回しをするのが大切です。
今回紹介したさまざまな表現を身に付けて、状況に合わせた挨拶メールを送れるように準備をしておきましょう。

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