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名刺交換は、初対面の人と顔をあわせたときに初めに行う挨拶。相手との信頼関係を構築するうえで重要な役割を持ちます。
この記事では、名刺交換のマナーや手順、名刺の扱い方、ポイントなどをわかりやすく解説します。正しいやり方を覚えて、好印象を与えられるようにしましょう。

名刺交換の基本マナー

まずは、名刺を渡す際の基本の順番について紹介します。

立場が下の人が先に渡す

名刺は、立場が下の人から渡すのが一般的です。例えば、取引先など相手のオフィスに訪問する際は、自分から名刺を渡します。相手が複数いる場合は、立場の高い人から順に名刺を渡すのが通例です。

役職が分からない場合、相手側は「役職の高い順に名刺交換」というマナーどおり動いてくれることが多いため、先に歩み出てきた人から順番に名刺を渡して問題ありません。

複数人の場合の順番は立場が上の人から

複数人で取引先などに訪問する場合、まず上役同士が名刺交換を行うのが一般的です。例えば、上司と訪問し、相手も担当者とその上司がいる場合、まず上司同士が先に名刺交換をし、そのあとに自分が相手の上司、上司と担当者、最後に自分と担当者の順で行います。

役職が不明な場合、入室の順番や席次で判断するようにしましょう。なお、部屋への入室は役職の高い順で、席次は部屋の奥が上座、入り口が下座です。

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名刺交換の手順

実際のビジネスシーンで役立つ、名刺交換の具体的な手順を紹介します。

1. 名刺を準備しておく

事前に名刺をすぐに取り出せるように準備しておきましょう。名刺入れをジャケットや鞄のポケットなど、取り出しやすいところに入れておけば、相手を待たせずスムーズに名刺交換が行えます。洋服や財布から直接名刺を出すのはあまりよい印象を持たれないため、必ず名刺入れに入れておきます。 名刺が汚れていないか、人数分の名刺があるか などの確認も必要です。

2. 相手の向きで名刺を持つ

名刺入れから名刺を取り出したら、相手が読みやすい向きにし、両手で名刺入れの上で持ちます。親指と人差し指で名刺を挟み、名刺入れは人差し指と中指で支え、名刺入れの上でやや浮かせて持つと相手が受け取りやすくなります。

3. 社名と名前を名乗ってから名刺を渡す

名刺を渡す際は、両手で持って相手の正面に立ち、会社名、部署名、氏名などを伝えます。視線を下げず、相手の目を見て笑顔で話すとよい印象を与えられます。
そして、軽くお辞儀をして、相手が受け取りやすい位置に名刺を差し出します。相手との身長差を考慮しながら、胸の高さを目安にするとよいでしょう。名刺を持つ際には、文字が書かれていない空白部分に指を添え、見えやすくすることが大切です。

例
「株式会社○○の△△と申します」
「株式会社○○ ■■部の△△と申します」

4. 相手の名刺を両手で受け取る

自分の名刺を渡したあとは、 「頂戴します」 と一言添えて、名刺入れの上で相手の名刺を両手で受け取ります。相手の名刺のデザインが縦向きの場合、名刺入れも縦にして受け取りましょう。
名刺を受け取ったら、すぐに手をおろさず、相手の名前を復唱して確認します。名前の読み方が分からない場合は、このタイミングで確認し、呼び間違いを防ぐのが大切です。

名刺を受け取ったあとの置き方やしまい方

名刺を受け取ったあとのマナーも重要です。ここでは、相手の名刺を受け取ったあとの置き方やしまい方を紹介します。

着席時に机の上に置く

名刺交換が終わったら、名刺入れの上に相手の名刺を乗せ、机に置きます。自分から見て左側に置くのが基本です。
複数人と名刺交換をした場合、席順にあわせて並べると名前を覚えやすくなるのでおすすめです。横に並べるのが基本ですが、スペースが限られていれば縦に並べましょう。役職の高い人の名刺のみを名刺入れの上におくこともありますが、全員分を直接机の上に並べても問題ありません。

相手のタイミングにあわせて名刺をしまう

名刺は商談や打ち合わせ中は机の上に置いておき、終わり次第しまいます。名刺をしまう際は、相手よりも後になるよう意識をします。先にしまうと、「早く切り上げたいのではないか」などという失礼な印象を与えてしまうからです。しまう際には改めて「頂戴します」と一言添えてください。

名刺交換で注意したいマナー4選

ここでは、名刺交換をする際に注意してほしい４つのマナーについて紹介します。

机越しは避け、立って渡す

名刺交換を行う際には、机越しではなく、相手の正面まで移動してから行います。座った状態のまま名刺を渡すのはマナー違反のため、必ず立って交換をしましょう。

企業名や氏名の上に指を置かない

名刺を受け取るときは、企業名や氏名の上に指を置かず、何も印刷されていない空白部分を持つようにします。文字の上に指を置いていると、相手を軽んじている印象を与えることがあるので注意が必要です。

受け取った名刺を自分の名刺に重ねない

複数人と名刺交換をするときは、次の人に渡す名刺を先に受け取った名刺の上に重ねて持つのは避けましょう。受け取った名刺を名刺入れの上で持ったまま、次の人の名刺を重ねて受け取るのも失礼にあたります。
複数人と名刺交換をする際は、人数分の自分の名刺を名刺入れの下に用意しておきます。そして、受け取った名刺は中のカードポケットには入れず、一時的に名刺入れの蓋と蓋の間に挟みます。

なお、名刺入れの種類がスライド式など間に挟めない形の場合は、名刺入れの下に持った自分の名刺と名刺入れの間に移動させ、受け取った名刺をそこに重ねていきます。

名刺を汚さない

当然ではありますが、相手の名刺を汚すこともよくありません。名刺を折り曲げたり、相手の前で文字を書き込んだりするのは避けましょう。受け取った名刺を落としてしまうのも失礼なため、名刺交換の際には十分注意してください。

名刺交換で困ったときの対処法

名刺交換の際にどのように対応すればいいか困ってしまうこともあるでしょう。ここでは、シーン別の対処法を紹介します。

先に名刺を渡された場合

自分より立場が高い人から先に名刺を渡されたら、相手の名刺を 「お先に頂戴します」 と言って受け取り、自分の名刺を渡します。その際「申し遅れました」と一言添えてから名乗り、名刺を渡しましょう。

同時に名刺を出した場合

元々は1人ずつ名刺を渡すのが基本とされていましたが、最近では同時交換を行うケースも増えています。以下で同時に名刺交換を行う手順を紹介するので、参考にしてみてください。

同時に名刺交換を行う手順

1.お互いに名刺入れ、名刺を両手で持った状態で名乗る 2.名乗った後に、右手で自分の名刺を差し出す 3.相手の名刺を左手で持つ名刺入れの上で受け取る 4.相手が名刺を受け取ったことを確認して、自分の名刺を離す 5.相手の名刺に右手を添え、自分の胸の前に引き寄せる

基本のマナーと同様に、立場の低い人が先に名乗り、名刺を差し出します。名刺を差し出す際には、相手の名刺の位置よりもやや低い位置で名刺を差し出すと、より謙虚な印象になります。

名刺を忘れた場合

名刺を忘れてしまった場合、そのまま伝えるのではなく「申し訳ございません。現在名刺を切らしております」などと伝えます。再び会う機会があれば、お詫びをしたうえで名刺を改めて渡しましょう。
また、複数人と名刺交換をする際に途中で名刺切れを起こさないよう、 余裕を持った枚数を持ち歩く ことが大切です。名刺の発注にはある程度時間を要する可能性があるため、少なくなってきたら早めに社内手続きを行うよう心掛けてください。

まとめ

今回は、名刺交換の基本のマナーや名刺交換の手順などを紹介しました。名刺交換に不慣れな人は、この記事を参考にしながら、スムーズな名刺交換ができるよう事前に練習をしておくのがおすすめです。
名刺交換の基本を押さえ、相手に配慮した対応ができれば、初対面の取引先や顧客などと良好な関係を築く第一歩となることでしょう。

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