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ペーパーレスとは?メリット・デメリットを事例から解説

さくマガ

さくマガ

# ペーパーレス化とは

ペーパーレスとは、文書を紙に印刷するのではなく、電子化して活用していくことを指します。身近な例としては、電子書籍やICカードなどが挙げられます。
ビジネスにおいては、紙を使わないことによるコスト削減と、データ化することによる効率化が期待されており、昨今では会議で使用する資料をデータで閲覧する「ペーパーレス会議」も増えてきています。
働き方改革でも推奨されており、さらにリモートワーク化が進む昨今、どこにいても文書の閲覧や作成が出来る状態にするペーパーレス化の需要は、とても高まっています。

ペーパーレスの考え方

考え方としては、ただ紙を削減するということだけではなく、紙の必要性自体を無くすことが重要になります。
デジタルデータにすることで社内にいなくても目を通すことが出来たり、関連性を見つけやすくなるなどして紙の必要性を無くすことで、ペーパーレス化による効果が大きくなります。
会社で、何のために印刷されたのかわからない資料などを目にしたことはないでしょうか。僕が以前に勤めていた会社では筆文字で「決算月に逆襲だ!」とだけ印刷された謎の紙が全社員に配られたことがあります。
それは費用対効果の面で明確にデメリットですが、もう少しちゃんとペーパーレス化のメリット・デメリットを見ていきたいと思います。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットは、大きく分けて4つです。
・コスト削減
・検索しやすくなる
・セキュリティ対策になる
・環境にいい
詳細に見ていきましょう。

ペーパーレス会議など、コスト削減に繋がる

一般的なオフィス向け複合機で印刷を行った場合、白黒のみでも平均1枚あたり約3円ほどかかります。
社員数300人の会社が、1人1日平均10枚くらい印刷した場合、1日約1万円弱のコストとなります。年間にすると330万円
ほど。そのうち本当に必要な書類ってどのくらいなのでしょうか。
また、書類を保管する棚やファイルといった備品もいらなくなりますので、その分のスペースを有効活用出来るようになります。
契約書も電子にすることで収入印紙を貼る必要もなくなるので、高額な契約書を扱う業種ではそこも削減されます。
また、ペーパーレス会議は印刷や事前配布が不要になりますので、直前の資料準備やホチキス留めとかもいらなくなり人件費も削減されます。
前にいた会社では社長のインタビュー(2ページ)が載ったビジネス誌だけが100冊くらい入ってる意味不明な棚があったのですが、ああいう重要度の低いものからペーパーレスにしていったほうがいいですね。

検索しやすくなる

棚や段ボールから必要書類を手で探すのはとても非効率で、生産性を大きく下げます。誰かが作ってどこっかにやった書類を探すために、書類に詳しい謎の社員に聞いたりとかの時間、もったいなくないですか。
ペーパーレス化によってデータ化されることで、ファイルサーバーで管理されている資料を検索するなど、必要な文書をすぐに見つけ出すことが出来るようになります。また、資料の劣化などもありません。
リモートワークが進む昨今では、場所・時間を問わずアクセスできるのも大きな長所です。また、一度データ化することで関連性を分析しやすくなり、ビックデータとして他に応用することも考えられます。
僕が勤めていた会社では有休の取り方が完全なるブラックボックスで、どこにもファイリングされておらず、誰も方法を知りませんでした。

セキュリティ対策になる

誰でも見られる紙と違って、デジタル化した資料にはパスワードやアクセス制限を設けることが出来るので、セキュリティ面が向上します。
デジタルだからこそ漏洩したパターンも確かにあるのですが、紙のままよりは様々な面でリスクが低くなっています。紙の資料で出来るセキュリティって、金庫に入れるとかしかないんですよ。
紙は燃えたり盗まれたりしたら復元がかなり難しいですが、電子化していればパソコンやサーバーが破壊されても盗まれても、クラウド上に保存している限り簡単に復元できます。
僕が勤めていた会社では部長がどこにも公開してない新製品の資料を、「湯あがりガールズバー」という謎の店に忘れてくるという事件があったので、デジタル化してアクセス制限やパスワードなどを設けるといいですね。

環境にいい

職場環境はもちろん、紙の削減は地球環境にも良いとされています。米調査会社RISIの資料によると、日本人ひとり当たりの紙・板紙消費量は世界でもトップクラスで、年間200kg以上とのこと。
僕がいた会社では、お客様リストみたいなのを紙で渡され、メモを取ったらシュレッダーにかけるという地球の仇みたいなことをしていました。
ペーパーレス化することで、自分の会社はエコだとアピール出来るかもしれません。それは企業価値向上にも繋がります。

ペーパーレス化のデメリット

デメリットは大きく3つです。
・導入にコストがかかる
・見にくい時がある
・システムの影響を受ける

導入にコストがかかる

色々なコスト削減になることは間違いないのですが、導入自体にはコストがかかります。まずクラウドサーバー代や、電子化した文書を見るためのディスプレイやタブレットなどのツール代も発生します。
また、ペーパーレス化の第一歩は既存文書の電子化なのですが、それをするにはどうしても時間や人のコストがかかります。
さらに、ビジネスにおけるオペレーションが大きく変わりますので、新しい方法に慣れる時間もコストとなります。
以前に勤めていた会社でやっと判明した有休を取る方法、まずどこに行っても手に入らない書類に部長以上のハンコが3人分必要だったのですが、そういったオペレーションも改善されるといいですね。

見にくい場合がある

閲覧する端末にもよりますが、文字が小さくて見にくいことはあります。多くの社員が同時に同じ資料を見る会議では、それぞれに端末が無い場合かなり巨大なディスプレイが必要となってきます。
あと正直、複数枚の資料を同時に見るのは紙の方が見やすいと思います。
書き込みたいという意見はたまに聞きますが、書き込めます。前の会社では裏に銀色のペンで「部長部長部長部長」と書かれた怖いタブレットがあったのですが、そういうことではなくPDFファイルへの直接書き込み機能を利用すれば普通に書き込めますし、そのメモも共有可能です。

システムの影響を受ける

電子機器になりますので、故障などの影響はあります。また、クラウド上に保存している場合、ネットの環境やサーバーエラーで文書にアクセス出来ないなどの影響が考えられます。最悪の場合資料が消えますので、バックアップなどの対策もしなければなりません。
また、使用者のITリテラシーも求められます。セキュリティ意識など、研修も必要になってくるでしょう。
前の会社の上司は会社のアカウントで色んなアイドルのTwitterに「今日はセミが鳴いていたね」「今日はセミが道で死んでいたよ」などとマジで目的がわからないセミリプライを送り付けており、指摘された時「何でお前に見えているんだ!?この人だけに送ったのに!」と言ってきたのですが、ペーパーレス化に限らず社員全員が最低限のITリテラシーを備えている必要はあると思います。

ペーパーレス化を始めるなら、少しずつ

実際にやるにあたっては、まずはプロジェクト単位など、部分的なペーパーレス化をおすすめします。
データ化出来ない書類はありますし、紙で返さなきゃいけない取引先もいたりします。社内で作成した電子文書をどうするのか、外部から来た紙をいつ電子化するのか、
発生した改善点や問題点を基にフローを構築し、会社全体に広げていくのがいいかと思います。
また、「ITに慣れていない人」が利用できないと意味がありません。紙を愛する従業員への配慮も必要となってくるでしょう。今までのプロセスを変えることに抵抗があると、ペーパーレス化に対して消極的になりやすいです。
必要な資料の整理なども大切です。いらない資料はどんどん消して、必要な資料はデジタルで残すなどの取捨選択も、ペーパーレス化の一部です。
僕の会社では「遅刻者ランキング」という掲示がしっかりファイリングされていたんですが、いらない資料はどんどん消していきましょう。

まとめ

ペーパーレス化の目的は、(紙の必要性を考えての)効率化・コスト削減です。導入にはそれなりのメリット・デメリットを伴います。
これはもしも「紙じゃないと絶対嫌だ!」という従業員が多数の場合には、無理に推し進めるものでは無いと思います。
会社にとって業務効率の向上・コスト削減に実用的な手段の1つだと理解し、メリットが上回ると判断した場合、導入に向けていくものだと考えるのがいいかと思います。
僕が以前勤めていた会社では部長が自分の怒った顔を印刷して部下のPC前に貼り付けていたのですが、きっとペーパーレス化が進むと待ち受けがそれになるんだと思います。
執筆

マキヤ
29歳。会社で編集などの仕事をしながら、違う会社の執行役員になっている。先月、実家の牛乳を新しい方から使ったことで親からひどく怒られた。

編集

川崎 博則
1986年生まれ。2019年4月に中途でさくらインターネット株式会社に入社。さくマガ立ち上げメンバー。さくマガ編集長を務める。WEBマーケティングの仕事に10年以上たずさわっている。

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