働き方改革の影響で雑務が集中 日程調整に費やす時間は月約12時間、特に40歳代は大きな負担感
RECEPTIONIST（東京都目黒区）は12月5日、全国の会社員400人を対象に実施したビジネス雑務に関するアンケート結果を公表し、若手だけでなく40歳代のミドルマネジメント世代にとっても最も大きな負担となっている実態が明らかになった。
ビジネス雑務のうち、最も時間がかかるのは「日程調整」 月に4.7時間
デジタルツールの普及により、ビジネスの現場ではさまざまな効率化が進んでいるが、日程調整や受付対応、会議室管理といった、いわゆる「ビジネス雑務」の業務は未だにアナログな手法が多く残されている。こうした状況を受けて、同社は今回、20歳代〜60歳代の会社員を対象に、ビジネス雑務業務の実態を調査した。
調査によると、対象者のビジネス雑務対応に費やす平均時間は、日程調整が71.7分、受付対応が66.3分・会議室管理が37.7分で、合計2.9時間に上った。
最も時間を割いている日程調整では、月換算で4.7時間、ビジネス雑務全体では月に11.7時間も費やしていることが判明した。
ビジネス雑務業務の負担が最も大きい世代は40歳代
世代別の結果では、「日程調整」は全世代でほぼ同じ割合で行われていた一方で、「受付対応」「会議室管理」の2業務は、50歳代以上が3割程度だったのに対し、20歳代〜40歳代の約半数が業務にかかわっていると回答した。
また、ビジネス雑務を負担と感じる（「負担である」と「やや負担である」の合計）割合では、「日程調整」「受付対応」「会議室管理」のいずれの項目でも、若手やベテラン社員を抑え、40歳代が最も高かった。
「日程調整、会議室予約の遅延が経営や意思決定の遅延につながった経験はあるか」の質問では、40歳代の75％が「よくある」「ときどきある」と答えた。
この結果について同調査は、企業において40歳代のミドルマネジメント層は意思決定の橋渡し役を担うケースが多く、全体の意思決定プロセスに関与しやすい立場にあることが影響していると推測する。
働き方改革により、ミドルマネジメント層にビジネス雑務の業務が集中
マネジメントと実務を兼務する40歳代が業務の負担感を抱えている背景には、働き方や職場での役割の変化があると、同調査は指摘する。
日本国内では働き方改革が進み、労働時間の短縮が求められる一方で、業務量の分散は十分に進んでいない。その結果、管理職や中堅社員である40歳代に業務が集中している。また、若手社員の離職率上昇や人材不足により、その補填として役割を担っているという実情もあるという。
企業においては今後、ミドルマネジメント層におけるビジネス業務負担をいかに軽減していくかが重要だと同調査は強調している。
調査の詳細は同社の公式リリースで確認できる。