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作業の生産性を高めるために、集中する時間と休憩する時間をあらかじめ決めておく時間管理術「ポモドーロテクニック」。仕事を効率的に進めていくうえで、ビジネスパーソンが覚えておきたい手法のひとつといえるでしょう。

そこでこの記事では、ポモドーロテクニックの概要から具体的な手順、実践時の注意点や生産性を上げる活用方法について解説します。

ポモドーロテクニックとは

ポモドーロテクニックは、仕事のペースを生み出す時間管理術のひとつです。 1つのタスクを細かく分割し、それぞれ集中する時間（25分）と休憩する時間（5分）を決めてサイクルを回していく ことで、集中力が高まり効率よく物事を進めることができます。

これは1992年にイタリアの起業家兼作家であるフランチェスコ・シリロ氏が考案したもので、トマト型（イタリア語で「ポモドーロ」）のキッチンタイマーを使って時間を計測していたことから、この名前がつきました。

ポモドーロテクニックのメリット

ポモドーロテクニックは、日常生活のスケジュール管理から仕事の業務管理まで幅広いシーンで役立ちます。主なメリットとしては以下のとおりです。

1.集中力が高まる 2.効率・生産性の向上 3.タスクをリスト化できる 4.徹底した時間管理が可能になる 5.達成感を覚えやすい

細分化したタスクを短時間で終わらせて休憩を挟むというサイクルを回すことで、 ダラダラと作業を続けるよりも集中力が高まり、作業時間の短縮や生産性の向上が期待 できます。ポモドーロテクニックに慣れてくれば、タスクの管理やリスト化が正確にできるようになるでしょう。
また、時間にメリハリをつけることで生産性の高い作業リズムが出来上がり、タスクにかかる時間が把握できるようになります。どれだけ集中して作業に取り組めたのかが客観的に分かるため、達成感を得やすいのもメリットのひとつです。

ポモドーロテクニックの実践手順

ポモドーロテクニックの手順はいたってシンプルで、誰でもすぐに実践できます。
まずは、1日のタスクを整理してタイマーを用意してください。

具体的には、以下のような手順で進めていきます。

1.タスクを優先順位の高い順に書き出す 2.タイマーを25分間にセット 3.タイマーが鳴るまで作業 4.タイマーが鳴ったら5分間休憩

※1〜4を１セットとし、4セット目には15〜30分間の長めの休憩をとる

ポモドーロタイマーを利用するとより効率的！

ポモドーロテクニックの実践には「ポモドーロタイマー」の利用が便利です。ポモドーロタイマーとはポモドーロテクニック用のタイマーのことで、スマートフォンやパソコンから使えるアプリやYouTube、置き型のタイマーなどさまざまな形で提供されています。

作業時間と休憩時間、長めの休憩時間がすでにセットされているので、すぐに作業に取りかかれます。また、タイマーによってはタスクをメモしておく機能や、その人に合った作業リズムを分析してくれる機能などが付いているものもあるため、より効率的にポモドーロテクニックを実践できるでしょう。

ポモドーロテクニックのポイント

ポモドーロテクニックは作業の生産性を上げてくれる時間管理術ですが、効果をより発揮させるためにはいくつかのポイントがあります。ここでは4つのポイントを紹介するので、実践する際はぜひ意識してください。

タスクは作業レベルで書き出す

ポモドーロテクニックを行う際は、 タスクを作業レベルで細かく書き出すことが大切 です。例えば「企画書をつくる」といったタスクがあった場合は、「企画書に載せるデータを集める」「データをグラフ化する」「グラフの説明スライドを作る」といったより細かいタスクに分解して書き出すようにしましょう。具体的なアクションが明確になることで作業時間の見積もりがしやすくなり、無理のない適切な時間配分ができます。

作業や休憩の時間は業務内容に合わせてアレンジする

ポモドーロテクニックは「作業時間25分間＋休憩時間5分間」が基本ですが、自分にあった時間配分で進めても問題ありません。ポモドーロテクニックの目的はあくまで「 時間を区切って取り組むことで作業ペースを生み出す 」こと。決めた作業時間と休憩時間のルールを守ることが重要といえます。

例えばプログラミングでは細かいタスクの繰り返しが多いため、10分間の作業と2分間の休憩を1時間に5回実行する「ダッシュ法」という方法が適しています。逆に商談やミーティングなど所要時間が長い場合は、50分間の作業と10分間の休憩にするなど、業務内容や自分の集中力がどれくらい続くかなどを踏まえて調整してみてください。

実際にかかった作業時間を記録しておく

あらかじめ作業時間を決めてタスクを振り分けていたとしても、実際にタスクを行ってみたら想定よりも時間がかかったり早く終わったりすることも当然あるでしょう。
見積り時間を前後したタスクについては、 実際の所要時間や進捗状況などをメモしておく と良いです。あとから振り返ったときに分かりやすく、次回同じタスクに取り組むときに現実的な時間配分ができるようになります。

週間レビューなど定期的に振り返りを行う

ポモドーロテクニックは、時間と能力のバランスを高めていくテクニックです。「毎週○曜日」などと振り返りのタイミングを決めて、 うまくいかなかったときの原因や良いペースで作業できたときの要因などをきちんと定期的に振り返る ようにしましょう。週間レビューでは、見積もりと実際にかかった時間との差や、どの順番が作業しやすかったか、「いつかやろう」と手を付けないままになっているタスクがないかなどもチェックします。自身の傾向を把握して改善していくことで、自分の集中力や業務内容にあった時間配分を掴むことができるでしょう。

ポモドーロテクニック実践時の注意点と適切な対策

最後に、ポモドーロテクニックを実践する際に起こり得る課題やその対処法について解説します。

割り込みの作業が入った場合は作業中のタスクをメモしておく

ポモドーロテクニックを実践している最中、大切な電話がかかってきたり上司に呼び出されたりすることもあるでしょう。その際は、 中断したタスクに関して簡単なメモを残しておく と作業の続きに入りやすくなります。また、作業を再開するときは25分の途中からではなく、リスタートするようにしてください。

ほかにやらないといけないことを思いついた場合には、メモに記載しておきポモドーロテクニックがすべて終わったあとで対応するようにしましょう。

休憩時間はきちんと休む

予め作業時間を決めていても「タスクが終わらない」「作業の調子が良い」などの理由から、休憩時間をなくして作業を続けたいケースもあるでしょう。しかし、集中力が持続する時間には限りがあり、無理をすると後に集中力が切れてロスが発生する可能性もあります。 作業時間内に完了できなかったタスクは次の作業時間で終わらせることを目指し、休憩時間はきちんと取る ようにしましょう。休憩中は仕事のメールチェックや次のタスクの準備など業務関連のことは一切行わず、作業から完全に離れて脳をリラックスさせることが大切です。

長い休憩時間や余暇時間なども予定に組み込んでおく

ポモドーロテクニックの4セット目の休憩は、15〜30分間の長めの休憩をとることが推奨されています。時間を有効に使うためにも、あらかじめ長い休憩は予定に組み込んでおき、「4セット目の休憩では30分散歩する」「15分昼寝する」などきちんと休むようにしましょう。また、プライベートの時間や遊びの予定についてもあらかじめポモドーロテクニックのスケジュールのなかに組み込んでおき、余暇時間をきちんと確保することも大切です。 集中する時間とリフレッシュする時間をバランスよく取ることで生産性の高い時間の使い方が可能 となります。

まとめ

今回は、仕事を短い集中時間と休憩のサイクルで回して作業効率を上げる「ポモドーロテクニック」について解説しました。タスクを25分間ごとに細かく分割し、5分間の休憩を挟みながら進めていくことで、集中力が上がり仕事の生産性や効率性アップにつながります。ポモドーロテクニック専用の「ポモドーロタイマー」という便利なツールもあり、誰でもすぐ簡単に実践できる時間管理術なので、「集中力を維持できない…」という人はぜひ活用してみてください。

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