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本日のお悩み：会議の話が長くて終わらない！

職場のミーティングが毎回長引いてしまい、その分の残業代も支給されません。１人の主任が話しすぎることや、議題から逸れてしまうことが原因で、時間内に終わることがほとんどありません。そのため、職場の多くの人が迷惑に感じています。

このような状況に対して、どのように対応すればよいのでしょうか？

職場内の環境を振り返りながら、時間厳守の風土もつくっていきましょう！

執筆者／専門家

後藤 晴紀

https://mynavi-kaigo.jp/media/users/9

ご質問ありがとうございます。
残業代も支給されず、会議の内容から逸れた話が延々と続くと、集中力も途切れ、イライラしてしまいますよね。結果として、仕事へのモチベーションも下がってしまうのは当然のことです。

ご質問者様のお気持ち、よくわかります。私自身も同じような経験をしたことがありますし、逆に、知らず知らずのうちに職員にそのような印象を与えてしまっていた場面も少なくありませんでした。

そこで今回は、私の経験をもとに原因を分析し、主任に不快感を与えることなく、状況を改善するための方法をいくつかご提案させていただきます。

長い会議がもたらす３つの深刻なデメリット

そもそも長い会議はどのようなデメリットがあるのでしょうか。主なデメリットは以下の通りです。

１.人件費の浪費
２.生産性の低下による長時間労働
３.従業員のモチベーション低下

１.人件費の浪費

ご質問者様は残業代が支払われないということでしたが、そもそも会議は時間外の労働にあたるため、残業代を支払う必要があります。

その前提で考えると、例えば会議に10名参加した場合、10名分の残業費が人件費として発生します。時間外でなくとも、労働時間には該当するため、会議の時間は給与が発生しているという認識を持つことは重要です。

２.生産性の低下による長時間労働

長時間の会議は体力も時間も消耗します。そのため、会議が長引くと、本来集中すべき利用者さんへのケアの質の低下や、生産性の低下の要因となります。

パフォーマンスが下がった状態ですので、通常より業務に時間がかかり、さらに労働時間が長引いてしまうといったデメリットもあります。

３.従業員のモチベーション低下

また、会議に参加しても「どうせ長いだけで何も決まらない」「生産性のない時間」と従業員が感じるようになると、モチベーションの低下に繋がります。

初めは会議に対するモチベーションのみですが、だんだんと無駄な時間を過ごす職場に対する不信感に繋がり、離職の要因にもなりかねません。

なぜ話が長くなってしまうのか？会議が長くなる10の根本原因

会議が長引くデメリットをおさえたうえで、次に話が長くなってしまう、会議が長引いてしまう要因について考えてみましょう。

【計画・準備不足】が原因のケース

■原因１：会議の目的とゴールが曖昧

会議の目的が明確でないと、参加者が何を話すべきか、どこまで話せばよいのかが分からず、話が広がりすぎてしまいます。

結果として、時間ばかりが過ぎてしまい、結論が出ないまま終わることもあります。

■原因２：アジェンダ(議題)がなく、話が脱線する

事前に議題が共有されていない場合、話の方向性が定まらず、関係のない話題に脱線しがちです。
これにより、会議の本来の目的が見失われ、時間が無駄に使われてしまいます。

■原因３：資料の事前共有がなく、会議が読み合わせになる

資料が事前に配布されていないと、会議中に一から説明する必要があり、読み合わせのような時間が発生します。

これでは、参加者の理解も浅くなり、議論の質も低下してしまいます。

■原因４：そもそも不要・乱立している会議

目的が不明確な会議や、似たような内容の会議が頻繁に開催されると、参加者の時間が奪われるだけでなく、会議そのものへの関心も薄れてしまいます。

必要性を見直し、定例会議であっても不要な際はスキップするなどの工夫が重要です。

【進行・運営】が原因のケース

■原因５：進行役(ファシリテーター)がいない、または機能していない

会議には、議論を整理し、時間を管理する進行役が必要です。

進行役がいない、または機能していない場合、話があちこちに飛び、誰が何を話しているのか分からなくなってしまいます。結果として、会議の収拾がつかず、時間だけが過ぎていきます。

■原因６：時間配分が決められていない、守られていない

各議題に対して適切な時間配分がされていないと、重要な話題に十分な時間が取れなかったり、逆に些細な話に時間を使いすぎたりします。

また、時間配分があっても守られない場合、会議全体がだらだらと長引いてしまいます。

■原因７：結論が出ないまま議論がループする

同じ話題について何度も意見が繰り返され、結論が出ないまま議論がループしてしまうことも、会議が長引く大きな原因です。

これは、意思決定の基準が曖昧だったり、決定権を持つ人が不在だったりする場合によく見られます。

【参加者・文化】が原因のケース

■原因８：参加人数が多すぎる

会議の参加者が多すぎると、発言の機会が増え、議論がまとまりにくくなります。

また、全員の意見を聞こうとすると時間がかかり、必要以上に長引いてしまうことがあります。会議の目的に応じて役割を考え、適切な人数に絞ることが重要です。

■原因９：話が長い人がいる、雑談が多い

今回の主任のように、一部の人が話しすぎたり、雑談が多くなったりすると、会議の本筋から逸れてしまい、時間が無駄になります。

特に、会議を取りまとめる人がいない、もしくはその役割の人が当事者など発言のコントロールがされていない場合、こうした傾向が強くなります。

■原因10：参加者の当事者意識が低い

会議の内容に対して自分が関係ないと感じている参加者が多いと、集中力が欠けたり、発言数が減ってしまったりと議論が活発になりません。

その結果、話が進まず、時間だけが過ぎてしまいます。参加者が「自分ごと」として捉えられるような議題の調整や、会議の雰囲気づくりなどの工夫が必要です。

長い会議を終わらせる10の解決策

長引く会議を改善するためには、先述した根本的な原因に対して具体的な対策を講じることが重要です。ここからは、長引く会議の解決策を10個紹介します。

【会議前】効率化の土台作り

■解決策１：目的・ゴール・時間配分を明記したアジェンダを作成する

会議の目的やゴール、各議題の時間配分を明確にしたアジェンダを事前に作成・共有することで、参加者全員が会議の方向性を理解し、効率的に進行できます。

これによって、無駄な議論や話の脱線を防ぐことができます。

■解決策２：資料は必ず事前に共有し、「読んでおくこと」を徹底する

会議中に資料を読み合わせる時間を省くためにも、事前に資料を配布し、参加者に目を通してもらうようにしましょう。

事前準備が整っていれば、会議では本質的な議論に集中できます。

■解決策３：参加者を「本当に必要な人」だけに絞り込む

会議の内容に直接関係する人だけを参加させることで、議論の質が高まり、時間の無駄を省くことができます。

関係のない人が参加すると、前提の確認や質問で発言が増えたり、集中力が散漫になったりする原因になります。

■解決策４：会議の種類(情報共有、意思決定など)を明確にする

会議の目的が「情報共有」なのか「意思決定」なのかを明確にすることで、参加者の意識も変わります。 目的に応じて進行方法の設定や会議時間の調整を行うことで、会議の効率が格段に向上します。

【会議中】予定通りに時間をコントロールする

■解決策５：ファシリテーターが議論を整理し、脱線を防ぐ

会議には、議論の流れを整理し、話が脱線しないようにコントロールするファシリテーターが必要です。中立的な立場で進行をすることで、会議の目的に沿ったスムーズな議論が可能になります。

■解決策６：タイマーを活用し、残り時間を「見える化」する

各議題に対してタイマーを設定し、残り時間を見える化することで、時間に対する意識が高まります。時間を意識することで、発言が簡潔になり、会議全体のスピード感も向上するでしょう。

■解決策７：話が長い人には、時間を区切るなどのルールで対処する

話が長くなりがちな人が参加している会議では、「１人○分まで」などのルールを設けることで、発言のバランスを保つことができます。

ルールを事前に共有しておくことで、個人を責めることなく、全体の時間管理がしやすくなります。

■解決策８：決定事項と次のアクションをその場で確認する

会議の最後には、決定事項の整理と次に誰がいつまでに何をするのか(ネクストアクション)をその場で確認しましょう。

これにより、会議の成果が明確になり、次の行動にスムーズにつなげることができます。

【会議後】次に繋げる仕組みを作る

■解決策９：議事録は即日共有し、決定事項と担当者を明確にする

会議終了後、できるだけ早く議事録を共有することで、決定事項や次の行動の担当者が曖昧になるのを防ぐことができます。

即日共有をルール化することで、会議の内容が確実に行動につながり、責任の所在も明確になります。

■解決策10：定期的に会議そのものを見直す「会議の棚卸し」を行う

会議の効果や必要性を定期的に見直す「会議の棚卸し」を行うことで、形骸化した会議や重複している会議を整理できます。

これにより、本当に必要な会議だけが実施されるようになり、時間の有効活用につながります。

会議が長い…現場のリアルな悩みQ&A

Q. 会議で話が長い人には、どう対応すればいいですか？

■A.時間の制限をつけたり、ファシリテーターから他の人にも話題を振ってみたりしましょう！

話が長くなりがちな人には、事前に「発言は簡潔に」「一人○分まで」などのルールを共有しておくことが効果的です。

個人を責めるのではなく、会議全体の効率を高めるための工夫として、全体に伝えることで、角が立ちにくくなります。また、ファシリテーターが適切なタイミングで話を整理し、次の議題や他の方の意見を聞く時間へと誘導することも重要です。

Q. 会議の最適な時間はどれくらいですか？

■A.一般的な会議は30分～１時間！目的に応じて調整しましょう

会議の目的や内容によって異なりますが、一般的には30分〜１時間以内が理想とされています。

特に情報共有や進捗確認などの会議は、15～30分以内で十分な場合が多いです。長時間の会議は集中力が続かず、効率が下がるため、意思決定の会議でも最長１時間としましょう。どうしても時間内におさまらない場合は、必要に応じて議題を分割したり、オンラインでの事前共有を活用したりする工夫も大切です。

会議の進行に関与できない場合の解決方法

ここまで、会議が長くなる要因やその解決策について解説をしてきました。しかし、介護の運営に携わることができない場合、解決策の実践をするのも難しいでしょう。

最後に、会議の運営に携わることができない場合の対応方法を紹介します。

役職者に相談する

まず１つ目の提案として、主任より上の役職者に「時間厳守」の重要性について相談してみるのはいかがでしょうか。多くの職員には家庭や予定があり、会議が長引くことでプライベートに影響が出ることもあります。

会議は、集中して議案を伝達・整理する場であり、だらだらと続けるものではありません。特に日本では「開始時間は厳守するが、終了時間は守られにくい」という傾向があります。この点を踏まえ、役職者から時間厳守の意識を職場全体に周知してもらうことが効果的です。

進行役への事前の声かけ

議長や進行役の職員に対して、「この会議は○時までの予定なので、持ち時間は５分程度でお願いします」といった事前の声かけも有効です。これにより、発言時間の調整がしやすくなり、会議の流れもスムーズになります。

事前に残業できない旨を伝え、退席する

また、事前に「残業できない旨」を伝えておくことも有効です。会議の前に「○時以降は退席します」と明確に伝えたうえで、超過した分の内容については議事録や参加者に確認すると伝えておけば、相手に不快感を与えずに退席することができます。

また、私個人の想いとしては、話が長くなる主任の方が「何を伝えたいのか」を考察し、職員全体でその意図を汲み取りながら、改善に向けて協力していく姿勢が大切だと感じています。 一人ひとりが「どうすれば良くなるか」を考え、行動することで、職場の雰囲気も前向きに変わっていくはずです。

最後に：会議の質を変えると、職場の空気も変わる

会議が長引くことは、単なる時間の無駄ではなく、職場の生産性や人間関係にも影響を与える重要な課題です。今回ご紹介した原因と対策を参考に、まずはできるところから改善を始めてみましょう。

また、一人ひとりが「時間を大切にする意識」を持つことで、会議の質が向上し、職場全体の雰囲気も前向きに変わっていきます。「話が長い人」にイライラする前に、施設全体でルールを作って対策する。そんな工夫が、働きやすい職場づくりへと繋がります。

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