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2022年（令和4年）の法改正を経て、2024年（令和6年）1月からは電子取引データの電子保存がすべての事業者で義務化されるため、改めて制度への対応と利活用が重要になってきております。これにより、経費精算や請求書処理の効率化が進み、業務の自動化による人件費削減や控除漏れの防止など、業務改善が期待されます。

また、電子取引で授受したデータは電子保存が義務化されているため、制度に沿った運用が大切です。本記事では、電子帳簿保存法による最新の業務改善と注意点をわかりやすく解説します。ぜひお役立てください。

電子帳簿保存とは

電子帳簿保存法は、「国税関係帳簿書類」（帳簿、決算関係書類、取引関係書類）のデータによる保存方法を定めた法律です。特に、電子取引で受け取ったデータ（請求書、領収書等）は電子での保存が義務付けられています。従来は紙での保存が原則でしたが、法改正によりデジタル管理が可能となり、経理業務の効率化やコスト削減が実現します。
電子データで管理することで、以下のメリットが得られます。

業務効率化

紙の帳簿や領収書をスキャンして電子化することで、検索や集計が簡単に行えるようになります。

間接的な節税効果

正しく保存・管理することで、青色申告の承認の取消しや推計課税といった税務上のリスクを低減し、本来計上すべき経費の漏れを防ぐことで、適正な経費計上による経費計上漏れの防止や税務調査対応の効率化と加算税リスクの低減を実現します。

リモートワーク対応

クラウドに保存すれば、場所を問わずアクセス可能になります。
ただし、電子化が認められるのは条件を満たした電子データに限られます。

監修者からのワンポイントアドバイス

電子帳簿保存に対応したクラウド型の会計ソフトを使用することで、低コストかつ簡単に導入することが可能です。

森田将也税理士事務所代表　森田将也（税理士・公認会計士）

改正電子帳簿保存法で何が変わった？

電子取引データの電子保存の義務化は、2022年（令和4年）1月1日に施行されました。ただし、多くの事業者が対応できるよう2023年（令和5年）12月31日までの猶予措置が設けられており、2024年（令和6年）1月1日以降は、原則としてすべての事業者に義務化が適用されます。
具体的には以下の点が変更されています。

電子取引データの電子保存義務

電子請求書や電子領収書は、電子形式のままで保管することが求められ、紙に印刷しての保存は基本的に認められません。

スキャナ保存の要件緩和

スキャナ保存については、「適正事務処理の要件」が廃止されたことが、運用を大幅に簡素化した最大のポイントです。加えて、保存時のタイムスタンプの付与要件も緩和され（事務処理規定に基づき記録事項の訂正・削除の履歴が確認できるシステムを利用している場合など）、運用しやすくなりました。

*「適正事務処理要件」とは、相互牽制、定期的な検査、再発防止策の策定など、社内での厳格な手続きを指し、これが廃止されたことで運用負荷が大幅に軽減されました。

検索機能の強化

帳簿内の必要な情報を容易に検索できるようにすることが求められます。
2022年の改正により要件が大幅に緩和されたことで、この制度の利用が促進され、経理担当者は紙管理の負担を軽減しやすくなりました。

インボイス制度との関係

インボイス制度とは、請求書や納品書を一定の記載要件の下、発行・受領する仕組みです。電子帳簿保存法と組み合わせることで、受領したインボイスのデータを自動で帳簿に反映でき、以下のメリットが得られます。

経費計上漏れを防げる課税所得を正確に管理できる税務調査時に電子データで証明できる

制度を正しく活用すれば、税務リスクの低減と間接的な節税効果を同時に実現できます。

電子帳簿保存を活用するメリット

電子帳簿保存を導入すると、単に紙のコスト削減だけでなく、業務効率化が期待できます。ここでは、具体的なメリットを5つ解説します。

メリット1　経理業務の効率化

電子化により、手作業での入力や紙の帳簿管理が不要となるため、経理担当者の業務負担は大幅に軽減されます。浮いた時間やリソースを本来の業務や戦略的業務に集中させることで、企業全体のコスト効率が向上します。
特に人手が限られる中小企業では、人件費削減が直接的な利益改善につながることも少なくありません。たとえば、経理業務の効率化により残業時間が削減されれば、時間外手当などの人件費を抑制できます。これにより利益率が向上し、資金に余裕が生まれます。
このように、電子化は単なる業務効率化に留まらず、企業の体質を強化する戦略として活用できるのです。

監修者からのワンポイントアドバイス

営業担当者や役員の方の負担を大幅に軽減させることも可能です。

森田将也税理士事務所代表　森田将也（税理士・公認会計士）

メリット2　経費計上漏れを防止

電子帳簿保存を活用すると、経費の自動仕訳や一元管理が可能になるため、従来の紙ベースで発生しがちな経費計上漏れを防げます。控除対象となる経費を漏れなく計上できれば、課税所得の正確な把握が可能になり、結果として適正な税負担の軽減にもつながります。
たとえば、紙の領収書では紛失や記入漏れが発生しやすく、後から経費に計上できないケースが少なくありません。しかし電子化により、取引データは自動で記録され、検索や照合も容易になるため、申告漏れのリスクが大幅に低減します。
さらに、税務調査時には電子データを迅速に提示できるため、調査対応の時間と手間も大幅に削減できます。このように、経費計上漏れの防止は、単なる業務効率化だけでなく、間接的な節税にも役立つのです。

メリット3　決算業務を迅速化

電子帳簿保存を導入すれば、決算書類の作成や確認にかかる時間が大幅に短縮されます。従来、紙の帳簿や領収書を確認しながら行っていた仕訳や集計は、電子化により自動化・効率化できるからです。
たとえば、これまで数日かかっていた月次決算や年次決算の締め作業も、数時間で完了できるケースも珍しくありません。これにより、経営判断のスピードが上がり、資金繰りや新たな投資の判断も迅速に行えます。
また、決算の迅速化は、最適なタイミングで節税対策を実行できるという大きな利点も生み出します。年度末の損金計上や設備投資による減価償却の調整など、タイムリーな対応が可能となり、課税所得を最適化できるでしょう。

メリット4　紙のコストと保管スペースを削減

電子帳簿保存を活用すれば、紙の帳簿や領収書を保管する必要がなくなります。これにより、以下のメリットが得られます。

印刷・保管コストの削減
紙・インク・ファイル・棚などの物理的コストが不要になります。

保管スペースの節約
書類保管用の倉庫やオフィススペースを圧迫せず、オフィス環境の効率化にもつながります。

書類探しの手間の削減
過去の帳簿や領収書も電子データで瞬時に検索可能なため、確認作業や税務調査対応の時間も大幅に短縮できます。

これらの効率化により、経理業務の運用コストを抑えることによって利益改善に期待できる点が大きな魅力です。

メリット5　優秀な人材の獲得及び引き止め

電子化が進まないことで、簡単な事務作業に人的リソースを浪費し続けてしまうことになりかねません。従業員にとって、単調な作業は新たなスキルの獲得やモチベーションアップの動機付けになりにくく、離職や退職、転職の原因にもなりがちです。
デジタルツール導入により、従業員に働きがいを感じてもらうような環境整備ができるかもしれません。

監修者からのワンポイントアドバイス

賃上げ促進税制を適用することで節税も可能です。

森田将也税理士事務所代表　森田将也（税理士・公認会計士）

電子帳簿保存を活用する際の注意点

電子帳簿保存を導入する際、メリットばかりに目を向けてはいけません。正しく運用しないと、かえって業務効率性を低下させてしまう可能性があります。以下の注意点を押さえ、安全に運用することが重要です。

注意点1　法が定めるデータ保存の要件に留意

電子帳簿保存法には、電子データ保存の要件が細かく定められています。これらを満たしていない場合、たとえ電子化していても正式な帳簿として認められず、税務調査で不利益を被る可能性があります。
要件の柱は主に以下の3つです。

真実性の確保
具体的には、以下のいずれかの措置を講じることが求められます。

・訂正や削除の履歴が残る、または訂正や削除ができないシステムを利用すること
・タイムスタンプを付与し、その後に変更がないことを確認できるようにすること
・事務処理規定を定めて、それに沿った運用を行うこと

可視性の確保
保存したデータをいつでも確認できる状態にしておく必要があります。
そのためには、ディスプレイやプリンターの備え付け、操作マニュアルの用意など、第三者が見ても理解できる環境を整えることが求められます。

検索機能の確保
税務調査などでスムーズにデータを提示できるように、検索機能を備えておくことが必須です。
最低限、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目で検索できることが法律で定められています（※ただし、税務職員の求めに応じてデータをダウンロードできる環境を整えている場合は、検索項目の設定がさらに簡略化されます）。
これらの要件をクリアするためには、法律に準拠した会計ソフトやクラウドサービスを利用するのが最も確実です。自社でゼロから仕組みを構築するより、専門ベンダーが提供するシステムを活用する方がコスト面・安全面の両方で有利といえるでしょう。

注意点2　セキュリティ対策を徹底

電子データは、紙の書類よりも情報漏洩やデータ損失のリスクを伴います。不正アクセスやマルウェア感染により、企業の機密情報が流出するリスクもゼロではありません。
そのため、パスワード管理の徹底、アクセス権限の適切な設定、データの定期的なバックアップなど、複数のセキュリティ対策を講じることが不可欠です。信頼できるサービスを利用すると同時に、社内でのセキュリティ意識を高めることも大切です。
なお、情報セキュリティの基本は以下の3要素（CIA）に集約されます。

機密性（Confidentiality）：権限を持つ人だけが情報にアクセスできる完全性（Integrity）：情報が正確であり、改ざんや破損がないこと可用性（Availability）：権限を持つ人が必要なときに情報にアクセスできる

注意点3　従業員への周知と教育

新しい制度やシステムを導入しても、従業員が使い方を理解していなければ効果は半減してしまいます。特に、領収書のスキャン方法やデータの入力方法など、日々の業務フローが変わる場合は、全従業員への周知と教育が欠かせません。
スムーズな運用のためには、誰でも簡単に使えるシステムを選定し、導入前に十分な研修を行うことが重要です。さらに、制度改正やシステム更新に応じて定期的なフォローアップ研修を実施することで、運用の定着と業務効率の向上が期待できます。

注意点4　システム導入・維持にかかるコストを考慮

電子帳簿保存を効率的に進めるには、会計ソフトや経費精算システムなどの導入が不可欠です。これらには初期導入費用や月額利用料などの目に見えるコストが発生します。さらに、導入後には以下のような隠れコストも発生する可能性があります。

従業員への教育・研修にかかる時間と労力システム更新やバージョンアップ対応セキュリティ対策やバックアップ運用の手間

システム選定の際は、機能やコストを比較検討し、会社の規模や業務の特性に応じて、最適なシステムを選択することが大切です。特に、期待される節税効果や業務効率化のメリットが、これらのコストを上回るかどうかを事前に試算することを強くおすすめします。

この業務改善に必要な心構えとは

電子帳簿保存法は、単なる「ペーパーレス化の仕組み」ではありません。企業の経理業務を効率化し、結果として業務改善するための大きなチャンスといえるでしょう。
一方で、法律で定められた要件を満たさなければ、正式な帳簿として認められず、かえって業務負荷を高める危険もあります。導入コストや運用体制の整備、従業員教育なども含め、計画的に進めることが大切です。
特に、以下のような企業にとって、この制度活用は効果的です。

経理担当者の人数が限られ、業務効率化が急務の中小企業出張やリモートワークが多く、領収書や請求書処理に課題を抱えている企業税務調査への備えを強化したい企業

まずは、自社の会計システムが電子帳簿保存法に対応しているかを確認し、必要であればベンダーや会計士、税理士に相談してみるのがよいでしょう。小さな一歩から始めることで、確実に業務効率と節税の両方を実現できます。

記事監修者　森田税理士からのワンポイントアドバイス

電子取引データの保存義務化は待ったなしの対応事項です。
法令対応に加えて、企業の経理業務を効率化し、競争力を高める戦略的な手段になり得ます。導入により、紙削減・経費計上漏れの防止・業務自動化による人件費削減といった具体的なメリットを享受でき、企業価値向上に期待できるためです。
とは言っても難しく考える必要はありません。気軽な気持ちでデジタルツール導入に実績のある税理士や会計士に問い合わせてみませんか。